назад21 дек, 2018, Пт

Сайт, регистрации и нетворкинг без мучений. Кейс Машиностроительного форума.

 
Итак, вы решили организовать конференцию. Ее планирование начинается как минимум за полгода. И в числе прочих вопросов нужно будет решить: где и у кого заказывать сайт мероприятия, как управлять регистрациями и организовать нетворкинг.

Нет необходимости изобретать велосипед. Сервис Reg.fm уже предусмотрел множество нюансов, которые возникают при проведении мероприятий. И уж точно снимет эти 3 симптома головной боли организаторов.

Как это работает, покажем на примере IV Машиностроительного кластерного форума-2018 (г. Набережные Челны),  техническим партнером которого мы стали. В мероприятии приняли участие более 800 человек из 8 стран и 30 субъектов РФ, было проведено 17 деловых мероприятий с участием 50 спикеров и модераторов.


1. Создание сайта
Сайт мероприятия - это страница, которая должна убедить человека зарегистрироваться или приобрести билет. Поэтому на его создания организаторы тратят деньги.

Для Машиностроительного форума был создан полноценный одностраничный сайт. Причем платформа REG.FM позволила организаторам справиться с этой задачей самостоятельно без базовых навыков программирования и использования платных конструкторов. И всего за час!  


Сервис учитывает все ключевые детали:  подробности конференции (где, когда, кто, что, почему), программу, регистрационную форму, резюме экспертов, фотографии, видео, стилизацию страницы и др.

Почему они так важны? Ваша главная цель - удержать посетителей на странице мероприятия и заставить нажать на кнопку “Зарегистрироваться”. К примеру, вставив прямо на страницу сайта изображения места проведения, фотографии/видео с прошлых мероприятий, экспертов, вы избежите перехода людей на тот же YouTube для изучения спикера конференции. Если они уйдут, могут не вернуться.
К тому же Landing page от REG.FM отлично смотрится на всех устройствах - в мобильных телефонах, на планшетах и компьютере. Поэтому у участников Машиностроительного форума всегда под рукой была онлайн-программа события, и организаторы в любой момент могли оповестить своих гостей об изменениях.

2. Регистрация
Регистрация событий  разделена на две части: оффлайн и онлайн. Прошли те времена, когда надо было заполнять регистрационные бланки на бумаге, управлять посетителями, стоящими в длинных очередях, и вручную создавать базы данных.

Сейчас самый простой способ отпугнуть будущих участников - придумать сложную онлайн-регистрацию. Сделайте форму заявки максимально удобной. Только те данные, которые вам действительно нужны, как это сделали организаторы Машиностроительного форума. При регистрации они запрашивали лишь фамилию, имя, мобильный телефон и e-mail.

Во время проведения мероприятия продумайте организацию зоны входа. Это ключевой момент. От него зависит первое впечатление и то, как участники будут оценивать программу в целом. Главное правило - не заставляйте своих гостей ждать!



Организаторы Машиностроительного форума  арендовали у компании Reg.fm автоматизированные стойки регистрации, тем самым увеличив скорость оформления участников. На каждого уходило не более 30 секунд. Это позволило без очередей и задержек максимально быстро провести большие потоки гостей.  

3. Нетворкинг
Необходимо детально продумать не только программу, но и облегчить взаимодействие участников. Ведь важным аспектом участия в любом мероприятии является нетворкинг - установление деловых связей с потенциальными клиентами, партнерами, работодателями и т.д. Люди жаждут личной встречи.


Приложение Reg.fm помогает людям назначать встречи до, во время и после вашего мероприятия. В специальной вкладке на сайте есть возможность узнать о будущих участниках, рассказать о своих компетенциях и интересах. Сервис автоматически выдаст список тех, кто может быть полезен для назначения встречи.


В программе Машиностроительного форума были различные мастер-классы и круглые столы. Благодаря веб-приложению по назначению b2b встреч REG.FM участники смогли получить максимальную пользу от их посещения. Задолго до начала форума многие участники воспользовались возможностями сервиса и назначили встречи  непосредственно на площадке в день проведения события. Графики коммуникаций были доступны каждому в специальной вкладке приложения.

Всего в веб-приложении было зарегистрировано 600 участников, которые назначили друг другу 193 встречи, и 95 человека обменялись контактами внутри сервиса.


Поделитесь записью с друзьями

Ссылка на статью

СКОПИРОВАТЬ

28 фев,
2019, Чт
Финансовая модель мероприятия - зачем она нужна и как ее составить
26 фев,
2019, Вт
В REG.FM появилась возможность интеграции Яндекс.Метрики и пикселей ретаргетинга
20 фев,
2019, Ср
Как создать ценностное предложение мероприятия