Программа, которая «качает»: пять советов по работе со спикерами

30 мая 2018, среда
 Как пригласить нового спикера и не облажаться. Что делать, если спикер пообещал и не пришёл. Как составить программу, которая продаёт. Этими секретами поделилась Наталия Франкель на конференции для организаторов событий Sold Out 2018. Придётся поработать на два фронта.
Благодарим за знания организаторов Sold Out 2018 и авторов блога «Event-маркетинг от А до Я».

Наталия Франкель — руководитель конференции для организаторов событий SOLD OUT, первой профессиональной SMM-конференции «Суровый питерский SMM» и конференции «Smm-Десант». В своём выступлении она рассказала, как составить программу, которая «качает». Для этого нужно учесть желания аудитории и найти компетентных спикеров. Публикуем вторую часть конспекта её доклада: как найти спикеров и не сжечь все нервы.


Читайте первую часть конспекта «Четыре совета для создания программы, которая “качает”» в нашем блоге.


  1. Какие бывают доклады.
  2. Какой доклад попадёт на SOLD OUT.
  3. Как сократить риски, если вы работаете со спикером впервые.
  4. Как формулировать тему.
  5. Что делать, если спикер не приехал.

Какие бывают доклады


Дмитрий Шахов выделяет шесть типов докладов:

  • Исследовательские
  • Обзорные
  • Кейсовые
  • Евангелистские
  • Обучающие
  • Рекламные

Организаторы SOLD OUT полностью исключают рекламные доклады, обзорные и евангелистские запрещают почти всегда. Дорогу получают кейсовые и иногда исследовательские выступления. Обучающие доклады трансформируются в воркшопы, где люди работают над своими проектами с консультациями экспертов. Информация должна быть полезной и применимой: на следующий день после конференции участники выходят на работу и внедряют их  в проекты.

Какой доклад попадёт на SOLD OUT

Все спикеры и их доклады проходят жёсткую премодерацию. Это позволяет сделать программу максимально качественной. Для того, чтобы спикер и доклад попал в программу, он должен подходить по трём критериям.

Если в нём есть личный опыт спикера

И он подкреплён кейсами, наработками, практикой. Именно личный опыт, а не работа коллег и компаний, где трудился докладчик. Эксперт должен быть способен ответить на самые хитрые вопросы слушателей.

Если название и тезисы соответствуют содержанию

Это вопрос к формулировке. Она должна говорить о том, что будет рассказывать выступающий. Если спикер выступает впервые, то он должен предоставить презентацию с предыдущих выступлений: или примеры презентаций или подробный план доклада. Организаторы SOLD OUT  не допускают до выступления спикеров, о которых ничего не знают. Обычно они просят прислать презентацию за две недели до конференции. Если выступающий присылает презентацию за два дня, и она не соответствует заявленной теме, он не допускается до выступления.

Если спикера порекомендовал проверенный эксперт

Команда SOLD OUT собрала сеть экспертов, с которыми может проконсультироваться. Например, эксперт может подтвердить опытность непопулярного спикера: человек много работает и не светится. Если эксперт рекомендует, то на SOLD OUT попадёт человек даже без спикерского опыта.


Как сократить риски, если вы работаете со спикером впервые

Проверяйте доклады заранее

У организаторов SOLD OUT жёсткая премодерация докладов: новые спикеры должны прислать презентацию или план выступления минимум за месяц. Если доклад не раскрывает темы, его отсылают обратно со списком уточнений.

Скажите спикеру, что вам надо

Обратная связь помогала спикерам доработать доклады до достойного уровня. Скажите спикеру, что нужно изменить, дополнить, раскрыть или убрать. Спикер не всегда делает плохой доклад, потому что он неудачник. Он делает плохой доклад, если ему не помогли сделать хороший.

Порепетируйте со спикером

Репетиция выступления нужна, чтобы не потеряться перед аудиторией и влезть в тайминг. Порепетируйте по скайпу: так вы увидите, умеет ли спикер говорить, нервничает ли, какие зоны следует проработать.


Хороший доклад принесёт плюсы и организатору, и спикеру. Организатор покажет, что умеет составлять мощные программы. А спикер покажет себя как эксперта и заработает новых клиентов.


Как формулировать тему

Часто участники покупают билеты не на целую конференцию, а на какой-то интересный им доклад. Поэтому название доклада должно максимально подробно раскрывать тему выступления. Избегайте общих формулировок и непонятный аудитории терминов. Называйте доклады конкретно: используйте цифры, факты, названия клиентов, названия источников.


Наталия Франкель привела примеры докладов с конференции «Найди свой трафик». Это мероприятие обо всех каналах трафика для малого и среднего бизнеса.


Было: Автоворонки через мессенджеры

Стало: Лидогенерация через мессенджеры ВКонтакте и Facebook в нишах со средним чеком от 30000 рублей и выручкой от 500 000 рублей в месяц.


Было: Порно.Трафик

Стало: Трафик с сайтов для взрослых. Кейсы в нишах автомобилей и продаж картин.


Было: Авито.ру. Как запустить новую нишу или масштабировать свой бизнес.

Стало: Лидогенерация из Авито: как объявлению попасть в ТОП, как получать больше звонков с помощью авито-магазина, сервисы автоматизации.


Не забывайте, что ваша цель продажа билетов. А конкретика очень хорошо повышает конверсию.

Чем отличается хорошая презентация

В выступлении важна презентация. У организаторов SOLD OUT есть несколько презентаций, которые они отправляют докладчикам. Вот пример хороших слайдов:




 



Что хорошего в этих слайдах? На них указан основной посыл, чётко обозначены детали, есть списки примеров. Информация на них подаётся визуально.

Что делать, если спикер не приехал

В идеальном мире мы пишем задачу в ежедневник и в назначенный срок вычёркивем со спокойной душой. На земле же люди заболевают, находят более выигрышные возможности, и только изобретательные из них могут обратить ситуацию себе во благо. Что же делать?

Спикеры в запасе

Имейте в виду двух-трёх дополнительных к программе спикеров. Если о неприятном событии станет известно заранее, вы сможете обратиться к ним. В этом случае не подойдут гордые спикеры, которые хотят быть номер один и обижаются на предложение замены. Здесь нужно работать с профессионалами, которые понимают, что им предлагают качественную аудиторию.

Включите скайп

Если спикер не может присутствовать физически, сделайте скайп-включение. Например, у эксперта появляется выгодная сделка, которую он никак не может упустить. В этом случае можно предложить выступление по скайпу.

А если совсем пропал?

Если спикер совсем отказался от выступления, нельзя заменять его тем, кто идёт по расписанию позже. Нельзя перекраивать сетку и поднимать выступления следующих спикеров, даже если они уже есть на площадках. Многие участники приходят на какие-то конкретные выступления, и если вы сломаете расписание, они расстроятся и потеряют к вам доверие.

Сильные ответы на горячие вопросы

Если появилась дыра во времени, то на место прогульщика можно поставить свободного эксперта, который будет только отвечать на вопросы. Это необычно и свежо. Неожиданное решение сгладит негатив.

Извинитесь

Если ни замены, ни эксперта нет, то нужно обязательно извиниться перед зрителями и предложить перейти в другие залы. Для того, чтобы сократить негатив, по возможности предложите участникам подарки от невыступившего докладчика. Это может быть обучающие материалы, курс или вебинар, который он сможет провести для участников после мероприятия. Это будет компенсацией.


 


Также Наталия дала несколько рекомендаций по работе со спикерами

Что делать, если спикер включил звезду

Иногда спикеры действительно очень востребованы, их ценник адекватен опыту. Но бывает, что популярность никак не контактирует с практикой. Что делать?


  1. Работать так же жёстко и не бояться, что спикер слетит. Вы вежливы и доброжелательны, но не даёте сесть себе на шею. Вероятно, звёздный спикер откажется выступать у вас, и вы должны знать, что вы будете в этом случае делать.
  2. Согласиться на условия спикера. После выступления добавить в блэк-лист.
  3. Терпеть, но понимать, ради чего. Ради опыта. Ради репутации. Ради денег. Вы должны понимать, что вами движет, когда вы терпите спикера, который вам неудобен.

Что важно помнить в работе с хорошим спикером

  1. Вежливость, пунктуальность, терпение и эмпатия ваши ключевые навыки в работе с докладчиком. Для спикера вы должны быть максимально комфортны. Только тогда получается взаимовыгодное сотрудничество.

  2. Напоминать о себе 10 раз иногда нормально. Опытные люди загружены и заняты. Если человек не ответил в ближайшее время, не значит, что он не выступит. Значит, он прочитал, но не нашёл времени ответить. Надо напоминать и просить дать ответ.

  3. Получать презентацию за минуту до выступления тоже нормально. Это не то, что должно трепать нервы. Доверяйте спикерам. Новички по правилам предоставляют презентации заранее, но опытным спикерам можно и нужно доверять.

  4. Хорошо, если до мероприятия и на самом мероприятии со спикером общается куратор. Это забота: его встречают, не дают потеряться. Позаботьтесь, чтобы он не чувствовал себя брошенным. Обязательно благодарите его за участие. Это хороший задел, чтобы он выступал с вами долго.


Качественная программа продаёт билеты и возвращает аудиторию на следующие встречи. Для этого нужно не только пиарить организаторов и спикеров, но и решать проблемы аудитории. О том, как найти их и составить программу, которая «качает», читайте в первой части конспекта «Четыре совета Наталии Франкель для создания программы, которая “качает”» в блоге REG.FM. В нём мы публикуем только полезную и применимую информацию, которая помогает организаторам ивентов повышать качество мероприятий и формировать лояльную аудиторию.