назад16 июн, 2017, Пт

О том, как искоренить 5 глобальных зол ивентора

Планирование любого события — невероятно сложная задача с кучей подводных камней и непредвиденных штормов, поэтому что-то легко может пойти не так, как было бы неплохо и уж тем более не так как вы это задумывали. Ниже приведены 5 наиболее часто встречающихся “виновников” проваленных ивентов. Как от них избавиться? Работать больше и читать умные книжки, а пока можно прислушаться к советам “бывалых”.
 
Слишком много для одной пары рук

 
У вас только две руки, поэтому не забудьте раскидать  функционал между подчиненными. Да, конечно, все мы знаем, как круто руководить всем и знать обо всем, что происходит в данный момент, но все может накрыться медным тазом, что никто потом и не вспомнит ни о вас, ни о вашем ивент-агентстве.  Самое сложное на этапе планирования  — это делегировать полномочия и доверять вашим сотрудникам. Хороший event-менеджер понимает, кому из сотрудников можно поручить конкретное задание, а также признать, когда необходимо привлечь внешних экспертов.
Организуя регулярные совещания по планированию, можете быть уверены, что вы и ваша команда на верном пути.
 
Сжигая мосты за спиной

 
В любой момент что-то может пойти не по намеченному пути. Крайне важно планировать все возможные сценарии, которые могут сорвать ваше мероприятие и предусматривать возможные выходы из сложившихся ситуаций. Вы должны выполнить четкую и адекватную оценку риска события на ранних этапах планирования, включая полный отчет о состоянии здоровья и безопасности, план транспортировки (включая непредвиденные обстоятельства) и так далее. В случае если вам придется отменить все, какой метод вы будете использовать для связи со всеми вашими посетителями?
Также стоит подумать о вещах, которые могут привести к превышению бюджета, и выяснить способы снижения этих рисков. Сейчас мероприятия бизнес-сегмента организовываются с поправкой на минимальные затраты с максимальной отдачей от приобретения.

История для молодых
 

Новые технологичные решения экономят ваше время, деньги и нервы. Не бойтесь использовать что-то новое для вас самих или для ваших сотрудников, конечно же, предварительно опробовав в спокойной обстановке. Пусть старый блокнот не так плох, а ежедневник хоть и изрядно потрепался, но служит верой и правдой – их время прошло и им уже давно пора лежать под стеклом в музее. Высокотехнологичный ежедневник в вашем телефоне разбудит, напомнит, расскажет коллегам, расскажет о действиях этих самых коллег и поможет эффективнее работать в команде. Но карандаш и бумага всегда должны быть рядом, ведь заряд батареи не вечен, а прочие форс-мажорные ситуации не стучатся и не звонят на мобильный прежде, чем явиться к вам.
 
Процесс регистрации событий и оформления билетов также изменился: на современных платформах предлагаются простые и доступные решения для мероприятий любых масштабов. Компания REG.FM предоставляет регистрацию участников со скоростью 7 секунд на одного человека. При этом участник получает бейдж и доступ к веб-приложению, которое сначала расскажет и покажет ему, где и что находится, а потом расскажет организаторам обо всех участниках мероприятия. Подобные решения снимают с ваших плеч головную боль и позволяют экономить средства из бюджета на таких вещах, как бейджи и сотрудники на стойке регистрации.

Экономия в ущерб своим интересам
 

Хороший event-менеджер должен убедиться, что организация события не выходит за рамки бюджета, при этом предусмотреть в бюджете статью всевозможных рисков. Однако, очень важно понимать, где можно сэкономить средства, а на чем экономить нельзя. Например, отказ от кофе-брейка может оставить ваших гостей голодными, измученными жаждой, уставшими и недовольными мероприятием в целом. Для них – это повод задуматься и не приходить на следующее мероприятие. Для вас – недопустимый промах в организации мероприятия.
Кроме того, обязательно убедитесь, что в вашем распоряжении достаточное количество помощников. Недостаток квалифицированных специалистов на мероприятии  может вызвать более серьезные проблемы, чем перерасход бюджета.

Скука
 



 
Пусть организация мероприятия это не день рождения, не утренник в садике и уж тем более не модная вечеринка в клубе. Здесь стоит обратить внимание на планирование и уровень организации – ни в коем случае нельзя забывать о творческой составляющей вашего события. Да, делегаты пришли не шутки шутить, но сидеть на скучной конференции в скучной обстановке и слушать как  некто  рассказывает о чем-то очень скучном? КАМОН – это давно осталось в прошлом. Сейчас участники события зачастую сами хотят выбирать спикеров, порядок их выступления и темы, на которые они будут просвещаться. Тот самый интерактив на стадии подготовки мероприятия уже выгодно выделит вас на фоне остальных ивенторов. Подумайте над местом мероприятия – об этом было написано в статье.
 
Действительно стоящее событие получается, когда организаторы, спикеры, спонсоры и участники объединяются общим делом.

Заключение
 

Любой форс-мажор или неприятность устранимы, если вы к этому были готовы. Планирование – один из ваших главных инструментов, но не стоит забывать о творчестве, ведь без него вам и самому станет скучно.
 
 
 

Поделитесь записью с друзьями

Ссылка на статью

СКОПИРОВАТЬ

14 дек,
2018, Пт
Умножаем участников на 2. Как сделать так, чтобы участники приглашали на мероприятие друзей
12 дек,
2018, Ср
20 элементов, которые должны быть на сайте мероприятия
10 дек,
2018, Пн
Как повысить доверие к мероприятию?