О том, как искоренить 5 глобальных зол ивентора

16 июня 2017, пятница
Планирование любого события — невероятно сложная задача с кучей подводных камней и непредвиденных штормов, поэтому что-то легко может пойти не так, как было бы неплохо и уж тем более не так как вы это задумывали. Ниже приведены 5 наиболее часто встречающихся “виновников” проваленных ивентов. Как от них избавиться? Работать больше и читать умные книжки, а пока можно прислушаться к советам “бывалых”.
 
Слишком много для одной пары рук

 
У вас только две руки, поэтому не забудьте раскидать  функционал между подчиненными. Да, конечно, все мы знаем, как круто руководить всем и знать обо всем, что происходит в данный момент, но все может накрыться медным тазом, что никто потом и не вспомнит ни о вас, ни о вашем ивент-агентстве.  Самое сложное на этапе планирования  — это делегировать полномочия и доверять вашим сотрудникам. Хороший event-менеджер понимает, кому из сотрудников можно поручить конкретное задание, а также признать, когда необходимо привлечь внешних экспертов.
Организуя регулярные совещания по планированию, можете быть уверены, что вы и ваша команда на верном пути.
 
Сжигая мосты за спиной

 
В любой момент что-то может пойти не по намеченному пути. Крайне важно планировать все возможные сценарии, которые могут сорвать ваше мероприятие и предусматривать возможные выходы из сложившихся ситуаций. Вы должны выполнить четкую и адекватную оценку риска события на ранних этапах планирования, включая полный отчет о состоянии здоровья и безопасности, план транспортировки (включая непредвиденные обстоятельства) и так далее. В случае если вам придется отменить все, какой метод вы будете использовать для связи со всеми вашими посетителями?
Также стоит подумать о вещах, которые могут привести к превышению бюджета, и выяснить способы снижения этих рисков. Сейчас мероприятия бизнес-сегмента организовываются с поправкой на минимальные затраты с максимальной отдачей от приобретения.

История для молодых
 

Новые технологичные решения экономят ваше время, деньги и нервы. Не бойтесь использовать что-то новое для вас самих или для ваших сотрудников, конечно же, предварительно опробовав в спокойной обстановке. Пусть старый блокнот не так плох, а ежедневник хоть и изрядно потрепался, но служит верой и правдой – их время прошло и им уже давно пора лежать под стеклом в музее. Высокотехнологичный ежедневник в вашем телефоне разбудит, напомнит, расскажет коллегам, расскажет о действиях этих самых коллег и поможет эффективнее работать в команде. Но карандаш и бумага всегда должны быть рядом, ведь заряд батареи не вечен, а прочие форс-мажорные ситуации не стучатся и не звонят на мобильный прежде, чем явиться к вам.
 
Процесс регистрации событий и оформления билетов также изменился: на современных платформах предлагаются простые и доступные решения для мероприятий любых масштабов. Компания REG.FM предоставляет регистрацию участников со скоростью 7 секунд на одного человека. При этом участник получает бейдж и доступ к веб-приложению, которое сначала расскажет и покажет ему, где и что находится, а потом расскажет организаторам обо всех участниках мероприятия. Подобные решения снимают с ваших плеч головную боль и позволяют экономить средства из бюджета на таких вещах, как бейджи и сотрудники на стойке регистрации.

Экономия в ущерб своим интересам
 

Хороший event-менеджер должен убедиться, что организация события не выходит за рамки бюджета, при этом предусмотреть в бюджете статью всевозможных рисков. Однако, очень важно понимать, где можно сэкономить средства, а на чем экономить нельзя. Например, отказ от кофе-брейка может оставить ваших гостей голодными, измученными жаждой, уставшими и недовольными мероприятием в целом. Для них – это повод задуматься и не приходить на следующее мероприятие. Для вас – недопустимый промах в организации мероприятия.
Кроме того, обязательно убедитесь, что в вашем распоряжении достаточное количество помощников. Недостаток квалифицированных специалистов на мероприятии  может вызвать более серьезные проблемы, чем перерасход бюджета.

Скука
 



 
Пусть организация мероприятия это не день рождения, не утренник в садике и уж тем более не модная вечеринка в клубе. Здесь стоит обратить внимание на планирование и уровень организации – ни в коем случае нельзя забывать о творческой составляющей вашего события. Да, делегаты пришли не шутки шутить, но сидеть на скучной конференции в скучной обстановке и слушать как  некто  рассказывает о чем-то очень скучном? КАМОН – это давно осталось в прошлом. Сейчас участники события зачастую сами хотят выбирать спикеров, порядок их выступления и темы, на которые они будут просвещаться. Тот самый интерактив на стадии подготовки мероприятия уже выгодно выделит вас на фоне остальных ивенторов. Подумайте над местом мероприятия – об этом было написано в статье.
 
Действительно стоящее событие получается, когда организаторы, спикеры, спонсоры и участники объединяются общим делом.

Заключение
 

Любой форс-мажор или неприятность устранимы, если вы к этому были готовы. Планирование – один из ваших главных инструментов, но не стоит забывать о творчестве, ведь без него вам и самому станет скучно.