назад19 дек, 2018, Ср

Кейс Kazan Startup Weekend - сайт, регистрация и нетворкинг

Прокаченный мозг организатора мероприятия способен на многое - он и площадку подберет, и ТЗ для сайта напишет, придумает откуда взять аудиторию, со всем заключит договоры, всех проконтролирует и проведет звездное событие. Но ему тоже нужен допинг - инструмент, который возьмет на себя некоторые ключевые задачи.
На startup-конференции Kazan Startup Weekend организаторы обратились к системе REG.FM, которая под ключ взяла на себя часть организации - создание сайта, регистрацию и нетворкинг. Мы решили подробно описать данный кейс.
 
Полноценный сайт за 30 минут

 
При создании сайта мероприятия у организаторов есть на выбор 4 решения:
 
  1. Заказать разработку у программистов. Плюс - сделают под вас. Минус - дорого.
  2. Сделать сайт на каком-нибудь движке (например, WordPress). Плюс - можно сделать самостоятельно, если немного “поизучать” тему, навыков программирования не требуется. Минус - время на работу.
  3. Сделать одностраничник на конструкторе. Плюс - просто, быстро, недорого. Минус - время на работу.
  4. Разместить анонс на сервисе для организаторов событий. Плюс - просто и бесплатно. Минус - не солидно.
 
Вне зависимости от того, какой вариант выберет организатор, это отдельный контрагент и договор, и, следовательно, контроль исполнения задачи. REG.FM старался максимально упростить жизнь заказчика, взяв задачу с сайтом на себя. В системе есть функция создания полноценного сайта мероприятия без использования платных конструкторов. На выбор даются готовые шаблоны, можно оформить цветовое оформление под свой брендбук, выбрать блоки и адаптировать получившееся под разные устройства.
Адрес сайта можно сделать двумя способами - на домене сервиса REG.FM, или, как в данном кейсе, разместить сайт на своем домене.
 
Вот как это выглядело.
 
Главная страница сайта. Обратите внимание, что есть возможность переключения языков - русский и английский.
 
 
Блок со спикерами. Можно добавить неограниченное количество людей.
 
 
Программа с разбивкой по датам и залам. В день мероприятия гости могли держать сайт под рукой и следить за программой. Хоть и была печатная версия программы, но эта функция использовалась регулярно.
 
 
На сайте можно создать полноценную фото- и видеогалерею.
 


 
 
Для участников удобным оказалась форма регистрации. Они могли регистрировать отдельно на отдельные секции. Организаторы были в курсе, какая их ждет загрузка на разных мастер-классах и в ходе сбора заявок могли управлять трафиком.

В итоге получилось совсем не от балды. Судите сами - http://kazanweekend.ru/.
 

Встреча гостей

 
На Kazan Startup Weekend мы делали стойку регистрации, в которую входило программное обеспечение по автоматической печати бейджей, оборудование - ноутбуки и принтеры, а также работа персонала. За три дня меропрития через нас прошло 1500 человек. Очередей не наблюдалось. Если на мероприятие приходил незарегистрированный участник, его можно было добавить за пару секунд. Так как программа по печати бейджей и сайт с регистрацией были синхронизированы между собой, участники могли зарегистрироваться на события, и организаторам не приходилось заморачиваться с актуализацией списков участников.
 

Нетворкинг

 
И теперь о самом любимом - нетворкинг. Поскольку целью Kazan Startup Weekend было объединение стартап-сообщества Поволжья и обмен опытом, мы предложили организаторам заранее познакомить участников события.
До мероприятия они получали ссылку на web-приложение REG.FM. Им предлагалось авторизоваться, указать свои компетенции и выбрать круг сфер, к которым есть определенный интерес. Приложение генерировало интересы всех участников и выдавало пользователю список тех людей, которые обладают нужными знаниями. С ними можно было заранее подружиться, назначить встречу. Таким образом, каждый гость приходил на KSW с заранее продуманным планом коммуникаций.  Для удобства на площадке были установлены мониторы с онлайн-табло, где отображалось количество авторизованных участников, их компетенции и график встреч.
 
Таким образом, организатор мероприятия одним выстрелом убил сразу трех зайцев, лишив себя необходимости вести трех контрагентов. Мы рады были помочь в организации и стать частью главного стартап-события Поволжья.
 

Поделитесь записью с друзьями

Ссылка на статью

СКОПИРОВАТЬ

02 апр,
2019, Вт
Как настроить цели в Яндекс Метрике, если сайт мероприятия работает на REG.FM?
27 мар,
2019, Ср
Ивент выходит из тени: как с помощью закона о самозанятых законно проводить мероприятия
28 фев,
2019, Чт
Финансовая модель мероприятия - зачем она нужна и как ее составить