назад20 мар, 2018, Вт

3 способа сэкономить на раздатке участникам

Давайте вместе заглянем в пакет участника и посмотрим, что раздают на российских конференциях и посчитаем во сколько это обходится организатору.

UPD. Мы не будем разбирать специальные брендированные фишки - в статье вы не найдете ни слова о футболках, сумках и чехлах для телефона. Это обзор на - буклеты, программу, навигацию, лифлеты и т.д.

Итак, берем калькулятор и считаем. Дано - двухдневная конференция с несколькими потоками по 1000 человек. Заказываем буклеты с программой и план-схемой площадки. Получаем стоимость в районе 50 рублей за штуку (цена может быть больше или меньше, в зависимости о того, как оформить и на каком материале делать). В итоге получаем сумму в 50 000 рублей. Конечно, если бюджет вашего события исчисляется цифрой с шестью нулями, потеря несущественная. Но если впридачу к программе, заказать навигацию, лифлет с информацией о спонсорах и инфобуклет с описанием спикеров, то получается уже приличная статья расходов. А вдруг перед началом события произойдут изменения в программе, придется править все ручками? Ведь напечатанное уже не стереть, а типография точно не согласится оперативно печатать новую партию.

Теперь давайте рассмотрим варианты, как не губить лесные богатства нашей планеты и чем заменить бумажную продукцию. Методы работают на активных пользователей смартфонов и прочих цифровых благ человечества.        
  1. Размещение на сайте. Если у вас есть технические возможности, то всю необходимую информацию для посетителей можно опубликовать на сайте мероприятия. При этом обязательно нужно предусмотреть адаптивную верстку, чтобы на любом устройстве страницы отображались корректно. Если есть возможность, включите push-оповещения. Если изменится программа, с их помощью вы оперативно проинформируете участников. Заранее нужно позаботиться о том, как сообщить участникам о том, что все будет на сайте и правильно их мотивировать. 
  2. Размещение в группе мероприятия в соц. сети. Выбор социальной сети зависит от аудитории вашего события - идите туда, где сидят ваши клиенты. Не забудьте только сообщить им, что вся информация будет появляться в паблике.    
  3. Использование web-приложения для мероприятий. Это специальный инструмент, который позволяет участникам обмениваться контактами, смотреть программу, общаться в чате и задавать вопросы организаторам. С таким решением тоже не нужно заботиться о технической части, приложение работает на любом устройстве и по умолчанию есть push-уведомления для оповещения ваших участников. В среднем, по статистике, 84% участников пользуется решением 8 раз за мероприятие и проводят там по 6 минут. В отличие от способов, описанных выше, web-приложение не только позволяет решить вопрос с раздаткой, но и дает дополнительную ценность участникам в виде легкого нетворкинга. А вам, как организатору, дает возможность получить больше информации о ваших участниках, повысить лояльность, дать дополнительный рекламный инструмент для спонсоров и продавать билеты на следующие свои мероприятия этой же аудитории. Подробнее о решении можно узнать тут, там есть в том числе и кейсы.
  4. Совмещаем программу и прочую информацию с другой атрибутикой, например, с блокнотами (если они предполагаются) или с бейджами. Минус такого решения опять же в невозможности обновления информации, если что-то пошло не так.

Вывод. Не делайте как все и  как всегда. Делайте как лучше. Оценивайте и изучайте разные варианты.

Поделитесь записью с друзьями

Ссылка на статью

СКОПИРОВАТЬ

14 дек,
2018, Пт
Умножаем участников на 2. Как сделать так, чтобы участники приглашали на мероприятие друзей
12 дек,
2018, Ср
20 элементов, которые должны быть на сайте мероприятия
10 дек,
2018, Пн
Как повысить доверие к мероприятию?